Odpisy oraz zaświadczenia wydaje się na wniosek:

• sądu lub innego organu państwowego;

• osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony;

• jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego;

• innych osób, które wykażą w tym interes prawny;

• organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny;

• zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób.

Ograniczony krąg podmiotów, które są uprawnione do uzyskania odpisu lub zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego jest wyrazem jednej z podstawowych zasad rejestracji stanu cywilnego tj. zasady ograniczonej jawności ksiąg i aktów stanu cywilnego.