Właściwym do wydania odpisów aktów stanu cywilnego jest kierownik USC, w którego księgach akty stanu cywilnego zostały sporządzone. Ubiegając się o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego należy wskazać dane osoby, której akt dotyczy, datę i miejsce zdarzenia, dane dotyczące rodziców, a w przypadku rejestracji wyznaniowej (do końca 1945 roku) – wyznanie osoby oraz nazwę parafii, w której księgach wpisano urodzenie, małżeństwo lub zgon. Do odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń wydawanych przez kierownika USC, które są przedkładane do obrotu prawnego za granicą, należy dołączyć apostille (poświadczenie). Apostille wydawane jest przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.